Un nuevo capítulo del podcast Sin Impuestos en la lengua, espacio del Servicio de Impuestos Internos dedicado a explicar materias tributarias sin tecnicismos innecesarios, estuvo centrado esta vez en la factura electrónica: qué es, qué se necesita para implementarla y cuáles son los errores más habituales de quienes están comenzando.
En la conversación participó Manuel Pravo, profesional del área de subdirección de asistencia al contribuyente de la Oficina de Documentos Electrónicos Tributarios, quien respondió las consultas del programa y entregó orientaciones para asesores y empresas. El capítulo fue difundido a través de YouTube.
DOS CAMINOS PARA EMITIR
Quien se incorpora a la facturación electrónica debe resolver primero con qué herramienta trabajará. La opción que ofrece el propio servicio es gratuita y permite inscribirse y, cumplidos los requisitos, comenzar a emitir casi de inmediato. Las soluciones privadas o los desarrollos propios, en cambio, pasan antes por una autorización del Servicio de Impuestos Internos.
El sistema público fue pensado para contribuyentes de menor tamaño o con bajo flujo de emisión y sin muchas sucursales, y puede usarlo cualquier contribuyente del país si responde a sus necesidades. Los sistemas de mercado, en cambio, permiten integrar herramientas de gestión y contabilidad, o emitir documentos en paralelo en distintos puntos del territorio.
QUÉ ES Y QUIÉNES ESTÁN OBLIGADOS
Según explicó el invitado, se trata de un mecanismo por el cual quienes deben emitir documentos tributarios por sus operaciones lo hacen de manera electrónica, en cumplimiento de un mandato legal. Por esa vía pueden enviar, recibir y almacenar la información de sus operaciones comerciales, la que queda registrada en documentos tributarios.
REQUISITOS, CERTIFICADO Y CERTIFICACIÓN
Manuel Pravo señaló que entre las condiciones básicas están tener el inicio de actividades correctamente tramitado y corresponder a una empresa de primera categoría, que son las obligadas a emitir esta documentación. A ello se suma la decisión sobre el sistema a utilizar, que adoptan los propios contribuyentes junto a sus asesores y contadores.
En todos los casos resulta exigible el certificado digital, que tiene carácter personal y no puede transferirse a terceros, de modo que cada persona que interviene en el proceso debe contar con el suyo.
Quien opta por un sistema propio o de mercado debe inscribirse en el sitio web del servicio e iniciar un proceso de certificación. En una primera etapa se responde un set de pruebas con documentos tributarios de ejemplo, y si el resultado es satisfactorio la autorización permite comenzar a emitir con esa solución. Los tiempos de este trámite varían: pueden ser de uno o dos días, o extenderse hasta un par de semanas, dependiendo del tipo de contribuyente, del volumen y naturaleza de sus operaciones y de la necesidad de integrar sistemas de administración y contabilidad.
EL ALIADO QUE SIGUE SIENDO NECESARIO
El invitado fue enfático en que la asesoría profesional sigue siendo necesaria. El contador orienta y guía al emprendedor, especialmente en los primeros pasos, ayuda a elegir el sistema más conveniente y a definir las actividades económicas que deben declararse para evitar problemas en la verificación. Su papel también importa después, cuando corresponde enfrentar las declaraciones de impuestos y el orden de los documentos.
ERRORES DE LOS PRIMEROS PASOS
Entre las equivocaciones más comunes mencionó declarar una cantidad excesiva de actividades que luego no se pueden acreditar ante el servicio, y seleccionar mal el tipo de documento, por ejemplo emitir una factura exenta cuando correspondía una afecta o confundir una nota de crédito con una de débito.
A ello se agrega la falta de orden en la gestión de los archivos electrónicos, aspecto relevante tanto para la administración del negocio como ante eventuales fiscalizaciones.
MITOS Y VERDADES
En una de las secciones del capítulo se aclararon varias creencias extendidas. Es falso que las empresas pequeñas no necesiten facturación electrónica, pues quienes emiten documentos tributarios deben hacerlo por esa vía. Es verdadero que la herramienta gratuita puede bastar para un emprendimiento que recién comienza.
También es falso que el contador deje de ser necesario una vez implementado el sistema, y es verdadero que respaldar y ordenar los documentos electrónicos sigue siendo recomendable. Finalmente, se calificó como mito la idea de que todas las empresas deban contratar de inmediato un software privado de facturación.
RESPALDO Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Aunque la documentación sea digital, mantener un respaldo y un control ordenado continúa siendo una buena práctica. Los usuarios del sistema gratuito disponen de un escritorio donde están los documentos emitidos y recibidos, con la opción de descargarlos a un disco propio o a la nube.
La normativa exige, además, conservar la información tributaria a disposición del servicio por un plazo mínimo de seis años, obligación que también alcanza a quienes operan con sistemas privados.
RECOMENDACIONES
La sugerencia entregada por Manuel Pravo es informarse, planificar y asesorarse con profesionales que manejen la materia, aprovechando las herramientas que el Servicio de Impuestos Internos pone a disposición de los contribuyentes.
Nota del Editor: Fotografía referencial generada por Inteligencia Artificial.
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